Combien de temps faut-il conserver ses factures ?
Les factures doivent être conservées 10 ans en droit commercial (article L123-22 du Code de commerce) et 6 ans pour l'administration fiscale. L'archivage des factures peut être papier ou électronique, à condition de respecter les normes d'intégrité et de lisibilité sur toute la durée de conservation.
- 10 ans en droit commercial : obligation de conservation des pièces comptables à compter de la clôture de l'exercice concerné
- 6 ans en droit fiscal : l'administration peut contrôler les factures des 6 dernières années civiles pour l'archivage factures
- Archivage électronique normé : la norme NF Z42-013 encadre l'archivage numérique (intégrité, horodatage, traçabilité)
- Format d'origine obligatoire : une facture reçue en PDF doit être archivée en PDF, une facture papier peut être numérisée sous conditions
Combien de temps devez-vous conserver vos factures ? La réponse varie selon le cadre juridique : 10 ans en comptabilité commerciale, 6 ans pour l'administration fiscale. Avec la transition vers la facturation électronique, les règles d'archivage des factures évoluent. Ce guide détaille les durées légales, les formats acceptés et les bonnes pratiques pour un archivage conforme.
Les durées légales de conservation des factures
Plusieurs textes de loi encadrent la conservation des factures en France. Voici les durées à retenir selon le cadre applicable :
| Cadre juridique | Durée | Texte de référence |
|---|---|---|
| Droit commercial | 10 ans | Code de commerce, art. L123-22 |
| Droit fiscal | 6 ans | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| TVA spécifiquement | 6 ans | CGI, art. 286-I-3° |
| Droit civil (créances) | 5 ans | Code civil, art. 2224 |
En pratique, la durée la plus longue s'applique : vous devez conserver vos factures pendant 10 ans minimum à compter de la clôture de l'exercice comptable. Pour les factures émises le 15 mars 2026 avec un exercice clos au 31 décembre 2026, la conservation court jusqu'au 31 décembre 2036.
Quels documents conserver ?
L'obligation de conservation ne se limite pas aux factures de vente. Voici l'ensemble des documents à archiver :
- Factures émises — Toutes les factures adressées à vos clients (B2B et B2C).
- Factures reçues — Factures de vos fournisseurs, sous-traitants, loueurs de matériel.
- Avoirs et notes de crédit — Corrections de factures.
- Devis signés — Les devis acceptés ont valeur contractuelle et doivent être conservés.
- Bons de commande et bons de livraison — Pièces justificatives liées aux factures.
- Relevés bancaires et justificatifs de paiement — Preuves de règlement.
Formats d'archivage acceptés
Factures papier
Si vos factures sont émises sur papier, vous devez conserver l'original papier pendant toute la durée légale. Une copie numérisée peut compléter l'archivage mais ne remplace pas l'original papier, sauf si la numérisation respecte les conditions de l'article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales (copie fidèle, horodatage, intégrité garantie).
Factures électroniques
Pour les factures électroniques (Factur-X, UBL, CII), l'archivage doit garantir :
- L'intégrité — Le document ne doit pas pouvoir être modifié après son émission.
- La lisibilité — Le document doit être consultable pendant toute la durée de conservation.
- La traçabilité — Un lien fiable entre la facture et la livraison ou prestation doit être maintenu.
Avec la réforme de la facturation électronique, les factures transitant par les PDP sont archivées conformément aux normes en vigueur. Pour comprendre les différences entre les formats d'archivage, consultez notre article sur les formats Factur-X, UBL et CII.
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La norme NF Z42-013
La norme NF Z42-013 (et sa certification NF 461) définit les exigences pour un Système d'Archivage Électronique (SAE) fiable. Un SAE conforme garantit :
| Exigence | Description |
|---|---|
| Intégrité | Empreinte numérique (hash) calculée à l'archivage, vérifiable à tout moment |
| Pérennité | Conservation sur des supports durables avec migration régulière |
| Confidentialité | Accès restreint aux personnes autorisées |
| Disponibilité | Accès garanti pendant toute la durée de conservation |
| Réversibilité | Possibilité de récupérer les documents dans un format exploitable |
| Traçabilité | Journal des accès et des opérations sur chaque document |
Solutions pratiques pour les artisans
En tant qu'artisan, vous n'avez pas besoin d'installer un SAE certifié NF 461 en interne. Plusieurs solutions s'offrent à vous :
- Votre logiciel de facturation — Les logiciels comme BatiSigne intègrent un archivage conforme. Les factures sont stockées dans le cloud avec garantie d'intégrité.
- Votre PDP — Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires ont l'obligation d'archiver les factures qu'elles transmettent pendant 10 ans.
- Un service d'archivage dédié — Des prestataires certifiés proposent l'archivage légal en ligne.
- En complément — Conservez une copie de sauvegarde sur un disque dur externe ou un cloud personnel. Ce n'est pas un archivage légal, mais c'est une sécurité supplémentaire.
Archivage et RGPD : les points de vigilance
Vos factures contiennent des données personnelles (nom, adresse, parfois email et téléphone de vos clients particuliers). Le RGPD impose des obligations spécifiques :
- Base légale — La conservation des factures est une obligation légale (art. 6.1.c du RGPD). Vous n'avez pas besoin du consentement de vos clients pour archiver leurs factures.
- Durée proportionnée — Vous pouvez conserver les factures pendant les durées légales (10 ans). Au-delà, les données personnelles doivent être supprimées ou anonymisées.
- Sécurité — Les factures archivées doivent être protégées contre les accès non autorisés, la perte et la destruction.
- Droit d'accès — Un client peut demander l'accès aux factures le concernant. Vous devez être en mesure de les retrouver facilement.
Pour les règles de numérotation des factures, la conservation de la séquence chronologique fait aussi partie de vos obligations d'archivage.
Erreurs fréquentes d'archivage
- Conserver uniquement sur un ordinateur — Un disque dur peut tomber en panne. Sans sauvegarde, 10 ans de factures sont perdues.
- Jeter les factures papier après numérisation — Sauf numérisation conforme (art. A 102 B-2 LPF), l'original papier doit être conservé.
- Ne conserver que les factures émises — Les factures reçues (fournisseurs, sous-traitants) doivent aussi être archivées 10 ans.
- Ignorer les devis signés — Un devis signé a valeur contractuelle. Il doit être conservé au même titre qu'une facture.
- Supprimer après 6 ans — Le délai fiscal est de 6 ans, mais le délai commercial est de 10 ans. Conservez 10 ans pour être tranquille.
BatiSigne : archivage conforme intégré
Avec BatiSigne, chaque facture et chaque devis sont archivés automatiquement dans un espace sécurisé conforme aux exigences légales. L'intégrité est garantie par empreinte numérique, et vos documents restent accessibles pendant toute la durée de conservation.
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Essayer gratuitementFAQ — Archivage des factures
Dois-je conserver les factures de mes fournisseurs aussi ?
Oui. L'obligation de conservation de 10 ans s'applique aussi bien aux factures émises (vos ventes) qu'aux factures reçues (vos achats). Les deux sont des pièces comptables justificatives.
Puis-je archiver mes factures uniquement sur Google Drive ?
Google Drive seul ne constitue pas un archivage légal. Il ne garantit ni l'intégrité ni l'horodatage des documents. Utilisez-le comme sauvegarde complémentaire, mais pas comme solution d'archivage principal.
Que risque-t-on en cas de défaut d'archivage ?
En cas de contrôle fiscal, l'absence de factures peut entraîner un rejet de la déduction de TVA, des redressements fiscaux et des amendes. En droit commercial, l'absence de pièces comptables peut être qualifiée de faute de gestion.
La numérisation a-t-elle la même valeur que l'original ?
Oui, à condition de respecter les conditions de l'article A 102 B-2 du LPF : reproduction à l'identique, horodatage et garantie d'intégrité. Sinon, l'original papier doit être conservé.
Mon comptable archive-t-il mes factures pour moi ?
Votre expert-comptable conserve les documents que vous lui transmettez, mais la responsabilité de l'archivage vous incombe en tant que chef d'entreprise. Ne comptez pas uniquement sur votre comptable : conservez vos propres copies.
